Status et règlements

1. GÉNÉRALITÉS

1.01    Définitions

Dans le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l’organisation, sauf indication contraire du contexte:

a)  ” loi” désigne la Loi de 2010 sur les or“ Loganisations sans but lucratif (Ontario) et, lorsque le contexte l’exige, comprend les règlements pris en application de celle-ci et leurs éventuelles modifications;

b)  “conseil d’administration” désigne le conseil d’administration de l’organisation;

c)  “règlement administratif” désigne le présent règlement administratif (y compris ses annexes) et tous les autres règlements administratifs de l’organisation, ainsi que leurs éventuelles modifications, qui sont pleinement en vigueur;

d)  “président du conseil” désigne le président du conseil d’administration;

e)  “organisation” désigne l’organisation qui a adopté ces règlements administratifs en application de la Loi ou qui est réputée avoir pris ces règlements administratifs en application de la Loi;

f)  “administrateur” désigne une personne qui occupe un poste d’administrateur de l’organisation, indépendamment de son titre;

g)  “membre” désigne un membre de l’organisation;

h)  “membres” désigne l’ensemble des membres de l’organisation;

i)   “dirigeant” désigne un dirigeant ou une dirigeante de l’organisation.

1.02    Interprétation

Outre celles présentées à l’article 1.01, les expressions employées dans le présent règlement administratif qui sont définies dans la Loi ont le même sens que ces expressions dans la Loi. Les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et inversement.

1.03    Divisibilité et préséance

L’invalidité ou le caractère inexécutoire de l’une ou l’autre des dispositions du présent règlement administratif est sans incidence sur la validité ou le caractère exécutoire des autres dispositions du présent règlement administratif. Les dispositions contenues dans les articles ou dans la Loi l’emportent sur toute 2 disposition incompatible du règlement administratif.

1.04    Sceau

Le sceau de l’organisation, s’il y a lieu, correspond au format défini par le conseil d’administration.

1.05    Signature de documents

Les actes scellés, transferts, cessions, contrats, obligations et autres instruments nécessitant la signature de l’organisation peuvent être signés par deux de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d’administration peut, le cas échéant, déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document est signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’organisation, s’il y a lieu, sur le document en question. Tout administrateur ou dirigeant peut certifier qu’une copie d’un instrument, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’organisation est conforme à l’original.

2. ADMINISTRATEURS

2.01    Élection et mandat

Les administrateurs sont élus par les membres à l’occasion de la première assemblée des membres et à chaque assemblée annuelle par la suite. La durée de mandat des administrateurs est comme suit:

a) le président, le secrétaire et deux dirigeants est de deux (2) ans selon les années impaires;

b) le vice-président, le trésorier et un dirigeant est de deux (2) ans selon les années paires;

c) le président sortant restera en fonction pour une période maximale de un (1) an.

2.02    Vacances

Le mandat de l’administrateur prend fin immédiatement :

a)  si l’administrateur présente sa démission par écrit à l’organisation, auquel cas la démission prend effet à la date à laquelle l’organisation la reçoit ou à la date précisée dans l’avis de démission, si elle est postérieure;

b) s’il décède ou fait faillite;

c) si l’administrateur est déclaré incapable par un tribunal ou incapable de gérer des biens en vertu d’une loi de l’Ontario;

d) si, à une assemblée des membres, les membres, au moyen d’une résolution ordinaire, révoquent l’administrateur avant l’expiration de son mandat.

2.03    Manière de combler les vacances

Les vacances au conseil d’administration sont comblées comme suit, et l’administrateur nommé ou élu pour pourvoir le poste vacant siègera durant le reste du mandat non expiré de son prédécesseur :

a) si la vacance survient à la suite de la révocation d’un administrateur par les membres, les membres peuvent pourvoir le poste vacant au moyen d’une résolution ordinaire;

b) s’ils ne forment pas quorum, ou s’il y a eu défaut d’élire le nombre ou le nombre minimal d’administrateurs prévu par les statuts, les administrateurs en fonctions convoquent sans délai une assemblée extraordinaire pour combler les vacances; s’ils négligent de le faire ou si aucun administrateur ne siège, tout membre peut convoquer cette assemblée;

c) Les administrateurs peuvent, s’il y a quorum, combler les vacances survenues au sein du conseil.

2.04    Comités

Des comités peuvent être mis sur pied par le conseil d’administration de la façon suivante :

a) le conseil d’administration peut déléguer certains des pouvoirs des administrateurs à un administrateur délégué, choisi parmi eux, ou à un comité du conseil d’administration, à l’exception des pouvoirs ne pouvant être délégués précisés dans la Loi;

b) sous réserve des restrictions rattachées à la délégation de pouvoirs et imposées par la Loi, le conseil d’administration peut mettre sur pied tout comité qu’il juge nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités; le conseil d’administration établit la composition et le mandat de ce comité; il peut dissoudre tout comité à tout moment par voie de résolution.

2.05    Rémunération des administrateurs

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération à ce titre ni ne tirent directement ou indirectement profit des fonctions qu’ils occupent, sous réserve de ce qui suit :

a) les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions d’administrateur peuvent être remboursées aux administrateurs;

b) les administrateurs peuvent recevoir une rémunération et une indemnité pour les dépenses engagées relativement à des services offerts à l’organisation autrement qu’en leur qualité d’administrateur, pourvu que le montant de cette rémunération ou de ce remboursement soit :

    i.   jugé raisonnable par le conseil d’administration;

    ii.  approuvé par le conseil d’administration par voie de résolution avant le versement du paiement;

    iii. conforme aux dispositions de Loi régissant les conflits d’intérêts;

   iv. nonobstant ce qui précède, les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération pour les services rendus à titre d’administrateur ou à tout autre titre si l’organisation est une organisation caritative, à moins que les dispositions de Loi et de la loi applicable aux organisations caritatives soient respectées y compris le Règlement de l’Ontario 4/01 pris en application de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance.

3. RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

3.01    Convocation de réunions

Les réunions des administrateurs peuvent être convoquées par le président du conseil, par le président de l’organisation ou par deux administrateurs à n’importe quel moment par le dépôt d’un avis. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l’organisation peut être convoquée par tout fondateur ou administrateur en avisant chaque administrateur, au moins cinq jours à l’avance, de la date et de l’heure de cette réunion.

3.02    Réunions ordinaires

Le conseil d’administration peut fixer la date et l’heure des réunions ordinaires du conseil d’administration et envoyer à chaque administrateur une copie de la résolution à cet égard. Aucun autre avis n’est nécessaire pour une réunion ordinaire.

3.03    Lieu des réunions

Les réunions des administrateurs auront lieu au siège social de l’ACCFRD.

3.04    Avis

Un avis faisant état de la date, de l’heure et du lieu d’une réunion du conseil d’administration est envoyé en suivant la procédure énoncée à la section 10 du présent règlement administratif à chaque administrateur de l’organisation au moins sept jours avant la réunion. Cet avis n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion, ou si les administrateurs absents ont renoncé à l’avis ou ont autrement approuvé la tenue de la réunion en question. Il suffit que le quorum soit atteint pour que le conseil d’administration nouvellement élu ou nommé puisse, sans avis, tenir sa première réunion immédiatement après l’assemblée annuelle de l’organisation durant laquelle il aura été élu.

3.05    Président du conseil

Le président du conseil préside les réunions du conseil d’administration. S’il est absent, les administrateurs présents choisissent un autre administrateur parmi eux pour agir à titre de président.

3.06    Vote

Chaque administrateur a une voix. Les questions traitées pendant les réunions du conseil d’administration sont décidées par la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, le président du conseil n’a pas une voix prépondérante.

3.07    Participation par voie téléphonique ou électronique

Avec le consentement de tous les administrateurs de la société, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d’un comité d’administration par voie téléphonique ou électronique permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de la réunion. Un administrateur participant par de tels moyens est réputé être présent à cette réunion.

4. FINANCES

4.01    Opérations bancaires

Le conseil d’administration désignera par voie de résolution, s’il y a lieu, la banque dans laquelle les fonds, les obligations ou les autres titres de l’organisation seront placés.

4.02    Exercice financier

L’exercice financier de l’organisation prend fin le 31 mars de chaque année ou à une autre date fixée par le conseil d’administration, le cas échéant.

4.03    Procédure financière

Tout chèque doit contenir 2 signatures autorisées incluant celle du trésorier parmi les 4 signataires autorisés. Toute dépense de 5000 $ ou plus doit obtenir l’approbation du conseil d’administration en forme de motion.

4.04    Procédure d’investissement

Le comité de finance doit toujours investir sans risque un maximum d’un million de dollars (1,000,000 $). Pour tout montant excédant un million de dollars, le comité de finance pourra à sa discrétion recommander aux membres du conseil un investissement à risque ou sans risque.

5. DIRIGEANTS

5.01    Dirigeants

Le conseil d’administration se compose des personnes suivantes : le président, le président sortant, le viceprésident, le secrétaire, le trésorier et trois (3) dirigeants élus lors de l’assemblée annuelle. Le conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, nommer d’autres dirigeants et agents qui auront les pouvoirs attribués à ces fonctions et assument les devoirs que le conseil leur assigne, le cas échéant.

5.02    Fonction exercée à la discrétion du conseil d’administration

Tout dirigeant cesse d’assumer ses fonctions par voie de résolution du conseil d’administration. À moins d’être révoqué, un dirigeant occupera ses fonctions jusqu’à la première éventualité parmi les suivantes :

a) nomination du successeur du dirigeant

b) démission du dirigeant; ou

c) décès du dirigeant

5.03    Devoirs

Les dirigeants sont responsables des devoirs qui leur sont confiés, et ils peuvent déléguer à d’autres l’exécution de la totalité ou d’une partie de ces devoirs.

5.04    Devoirs du président du conseil

Le président du conseil assume les devoirs visés aux articles 3.04 et 9.05 et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

5.05    Devoirs du président de l’organisation

Le président de l’organisation assume les devoirs visés à l’annexe A et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

5.06    Devoirs du trésorier

Le trésorier assume les devoirs visés à l’annexe B et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

5.07    Devoirs du secrétaire

Le secrétaire assume les devoirs visés à l’annexe C et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

6. PROTECTION DES ADMINISTRATEURS ET DES AUTRES EMPLOYÉS

6.01    Protection des administrateurs et des dirigeants

Aucun administrateur, dirigeant ni membre de comité de l’organisation ne pourra être tenu responsable d’actes, de négligence ou de manquement de quelque autre administrateur, dirigeant, membre de comité ou employé de l’organisation, ni d’avoir été associé à quelque encaissement ou à quelques perte, dommage ou dépense subie ou engagée par l’organisation à cause d’une insuffisance ou lacune dans les titres de quelque propriété acquise par voie de résolution du conseil pour l’organisation ou en son nom, ni de l’insuffisance ou des lacunes de quelque titre dans lequel auront été placés ou investis des fonds ou des biens de l’organisation, ni de quelque perte ou dommage subi par suite de la faillite, de l’insolvabilité ou d’un acte délictuel d’une personne, d’un cabinet ou d’une société à qui aura été confié ou chez qui aura été déposé quelque fonds, titre ou bien, ni de quelque autre perte, dommage ou incident susceptible de survenir dans l’exercice de ses fonctions, pourvu qu’ils aient :

a) respecté la Loi ainsi que les statuts et les règlements administratifs de l’organisation;

b) exercé leurs pouvoirs et rempli leurs devoirs conformément à la Loi.

7. CONFLIT D'INTÉRÊTS

7.01    Conflit d’intérêts

Tout administrateur qui est partie à un contrat ou une transaction d’importance ou à un projet de contrat ou de transaction d’importance avec l’organisation ou qui est administrateur ou dirigeant de toute personne – ou a un intérêt d’importance envers elle – qui est partie à un contrat ou une transaction d’importance ou à un projet de contrat ou de transaction d’importance avec l’organisation, doit effectuer la communication exigée par la Loi. Sauf dans la mesure prévue par la Loi, l’administrateur en conflit d’intérêts s’abstiendra de participer à une réunion portant sur un tel contrat ou une telle transaction ainsi qu’au vote sur la résolution 7 présentée pour le ou la faire approuver.

7.02    Organisations caritatives

Les administrateurs ne tirent, directement ou par l’intermédiaire d’un associé, aucun avantage financier, par contrat ou autrement, si l’organisation est une organisation caritative, à moins que les dispositions de Loi et de la loi applicable aux organisations caritatives ne soient respectées.

8. MEMBRES

8.01    Membres

Les membres de l’organisation sont des personnes francophones et leur conjoint non francophone de 18 ans et plus, résidant dans la région de Durham et dûment enregistrée auprès de l’organisation sur une base annuelle. (Définition de conjoint par mariage ou conjoint de fait d’un membre francophone en règle avec l’organisation.) Pour plus de précision, si un membre francophone décède, son conjoint non francophone peut tout de même être membre de l’organisation.

Tout membre en règle avec un minimum de 5 ans comme membre de l’ACCFRD et qui atteint l’âge de 80 ans deviendra membre honoraire (sans frais de renouvellement). Le conseil d’administration se réserve le droit d’exiger des pièces justificatives.

8.02    Adhésion

L’adhésion à l’organisation n’est pas transférable et prend fin automatiquement si le membre démissionne ou si l’adhésion est autrement annulée conformément à la Loi.

8.03    Mesure disciplinaire ou exclusion avec motif

Après l’envoi d’un préavis écrit de 15 jours à un membre, le conseil d’administration peut adopter une résolution autorisant une mesure disciplinaire ou l’exclusion du membre suivant la violation d’une disposition des statuts ou des règlements administratifs.

L’avis énonce les raisons justifiant la mesure disciplinaire ou l’exclusion du membre. Le membre qui reçoit l’avis a droit de présenter au conseil d’administration, au moins 5 jours avant l’échéance du délai de 15 jours, une observation écrite dans laquelle il s’oppose à la mesure disciplinaire ou à l’exclusion. Le conseil d’administration examine l’observation écrite du membre avant de rendre sa décision définitive concernant la mesure disciplinaire ou l’exclusion du membre.

9. ASSEMBLÉES DES MEMBRES

9.01    Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle doit avoir lieu en Ontario, à l’adresse et à la date déterminées par le conseil d’administration. Chaque membre qui en fait la demande, au moins cinq jours, ou tout autre nombre pouvant être plus élevé fixé par règlement, avant l’assemblée annuelle, recevra une copie des états financiers approuvés, du rapport du vérificateur ou du rapport sur la mission d’examen ainsi que de tout autre renseignement financier requis par les règlements administratifs ou les statuts.

Les questions traitées lors de l’assemblée annuelle comprennent :

a) la réception de l’ordre du jour;

b) la réception des procès-verbaux de l’assemblée annuelle précédente et des assemblées extraordinaires subséquentes;

c) l’examen des états financiers;

d) le rapport du vérificateur ou de la personne qui a effectué une mission d’examen;

e) la nouvelle nomination ou le renouvellement du mandat du vérificateur ou de la personne qui effectuera une mission d’examen pour la prochaine année;

f) l’élection des administrateurs;

g) les autres questions ou les questions spéciales pouvant être indiquées dans l’avis de convocation.

Aucune autre question ne peut être ajoutée à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle, sauf si un membre a donné un préavis à l’organisation de la question qu’il souhaite soulever à l’assemblée, conformément à la Loi, permettant ainsi l’ajout de la nouvelle question à l’avis.

9.02    Assemblées extraordinaires

Les administrateurs peuvent convoquer les membres à une assemblée extraordinaire si le conseil d’administration adopte une motion à cet effet à la simple majorité ou à la demande de 25 membres enregistrés en règle qui signent une telle demande.

9.03    Avis

Conformément à la Loi, un avis écrit convoquant toute assemblée annuelle ou spéciale des membres doit être émis, au moins 10 jours et au plus 50 jours avant l’assemblée, à chaque membre, à chaque administrateur et au vérificateur ou à la personne qui a effectué une mission d’examen, de la manière prévue par la Loi. Un avis de convocation à une assemblée où des questions spéciales seront traitées doit contenir assez d’information pour permettre aux membres de se forger une opinion éclairée sur la décision à prendre, ainsi que reproduire le texte de toute résolution spéciale qui sera présentée à l’assemblée.

9.04    Quorum

Le quorum pour le traitement de questions lors d’assemblées est atteint si 25% des membres enregistrés en règle de l’organisation ou 25 membres enregistrés en règle de l’organisation y assistent. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer.

9.05    Président de l’assemblée

Le président du conseil d’administration préside l’assemblée des membres. Si le président est absent ou ne souhaite pas présider l’assemblée des membres, tout autre membre du conseil d’administration peut présider l’assemblée des membres à sa place. Si aucun administrateur n’est présent ou si tous les administrateurs présents refusent d’agir à titre de président, les membres présents doivent choisir un président parmi un des leurs.

9.06    Vote des membres

Les questions traitées pendant les assemblées des membres doivent être décidées par la majorité des voix exprimées, sauf disposition contraire de la Loi ou du règlement administratif, à condition que :

a) chaque membre a droit à un vote à n’importe quelle assemblée;

b) les votes se font à main levée parmi les membres présents, et le président de l’assemblée, s’il s’agit d’un membre, a droit à un vote;

c) une abstention ne doit pas compter comme une voix exprimée;

d) avant ou après un vote à main levée sur toute question, un scrutin secret peut être exigé par le président de l’assemblée ou demandé par un membre. Le scrutin demandé ou exigé est tenu de la façon déterminée par le président de l’assemblée;

e) en cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée exige un scrutin secret, sans qu’il n’ait le droit à une voix prépondérante. Si l’égalité persiste après le scrutin secret, la motion est rejetée;

f) chaque fois qu’un vote à main levée est tenu sur une question, sauf si un scrutin secret est exigé ou demandé, une déclaration faite par le président de l’assemblée indiquant l’adoption ou le rejet d’une résolution ainsi qu’un point à cet effet dans l’ordre du jour doivent constituer la preuve concluante du fait, et ce, sans preuve du nombre ou de la proportion des voix en faveur ou non de la motion.

9.07    Ajournements

Le président peut, s’il est appuyé par la majorité des membres d’une assemblée, ajourner l’assemblée en question, le cas échéant, et ce, sans en aviser les membres, à moins que l’assemblée soit reportée par plus d’un ajournement pour une période totale de 30 jours ou plus. Toute question ayant pu être traitée au cours de l’assemblée initiale peut être abordée dans le cadre de la nouvelle assemblée conformément à l’avis de convocation de l’assemblée initiale.

9.08    Personnes pouvant être présentes

Les seules personnes habiles à être présentes à une assemblée des membres sont les membres, les administrateurs, le vérificateur ou la personne qui a effectué une mission d’examen, le cas échéant, et autres personnes qui sont tenues ou en droit, conformément à la Loi ou aux statuts ou aux règlements administratifs de l’organisation, d’être présentes à l’assemblée. D’autres personnes peuvent être invitées à participer aux assemblées par le président ou avec le consentement de la majorité des membres présents.

10. AVIS

10.01    Signification

Tout avis devant être envoyé à un membre ou, administrateur ou au, vérificateur ou à la personne qui a été nommée pour effectuer une mission d’examen de l’organisation est remis en mains propres ou transmis par courrier affranchi, par télécopie, par courriel ou autre moyen électronique à un tel membre, à la dernière adresse connue du membre indiquée dans les dossiers de l’organisation; à un tel, administrateur sa dernière 10 adresse connue indiquée dans les dossiers de l’organisation ou dans le plus récent avis ou la plus récente déclaration déposés en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, selon la plus récente; au vérificateur ou à la personne qui a été nommée pour effectuer une mission d’examen à son adresse commerciale; étant entendu que l’avis peut faire l’objet d’une renonciation ou que le délai de l’avis peut être abrégé en tout temps moyennant le consentement écrit d’une personne autorisée.

10.02    Erreur ou omission dans l’envoi de l’avis

L’omission fortuite de donner avis à tout membre, administrateur, dirigeant, membre d’un comité du conseil d’administration ou au vérificateur ou à la personne qui effectue une mission d’examen, le cas échéant, ou la non-réception d’un tel avis par l’une de ces personnes lorsque l’organisation a donné avis conformément aux règlements administratifs, ou toute erreur dans un avis n’ayant aucune incidence sur sa teneur n’invalidera pas toute mesure prise à toute assemblée tenue en application de cet avis ou fondée de quelque façon que ce soit sur cet avis.

11. ADOPTION ET MODIFICATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

11.01    Modification des règlements administratifs

Le conseil d’administration peut, au besoin et conformément à la Loi, modifier ou abroger et remplacer le présent règlement administratif.

DÉCRÉTÉ par le conseil d’administration ce 6e jour de juin 2022.

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