2.01   Élection et mandat

Les administrateurs sont élus par les membres à l’occasion de la première assemblée des membres et à chaque assemblée annuelle par la suite. La durée de mandat des administrateurs est comme suit:

a) le président, le secrétaire et deux dirigeants est de deux (2) ans selon les années impaires;

b) le vice-président, le trésorier et un dirigeant est de deux (2) ans selon les années paires; 

c) le président sortant restera en fonction pour une période maximale de un (1) an.

2.02   Vacances

Le mandat de l’administrateur prend fin immédiatement :

a) si l’administrateur présente sa démission par écrit à l’organisation, auquel cas la démission prend effet à la date à laquelle l'organisation la reçoit ou à la date précisée dans l’avis de démission, si elle est postérieure;

b) s’il décède ou fait faillite;

c) si l’administrateur est déclaré incapable par un tribunal ou incapable de gérer des biens en vertu d’une loi de l’Ontario;

d) si, à une assemblée des membres, les membres, au moyen d’une résolution ordinaire, révoquent l’administrateur avant l’expiration de son mandat.

2.03   Manière de combler les vacances

Les vacances au conseil d’administration sont comblées comme suit, et l’administrateur nommé ou élu pour pourvoir le poste vacant siègera durant le reste du mandat non expiré de son prédécesseur : 

a) si la vacance survient à la suite de la révocation d’un administrateur par les membres, les membres peuvent pourvoir le poste vacant au moyen d’une résolution ordinaire;

b) s’ils ne forment pas quorum, ou s’il y a eu défaut d’élire le nombre ou le nombre minimal d’administrateurs prévu par les statuts, les administrateurs en fonctions convoquent sans délai une assemblée extraordinaire pour combler les vacances; s’ils négligent de le faire ou si aucun administrateur ne siège, tout membre peut convoquer cette assemblée;

c) Les administrateurs peuvent, s’il y a quorum, combler les vacances survenues au sein du conseil.

 2.04   Comités

Des comités peuvent être mis sur pied par le conseil d’administration de la façon suivante :

a) le conseil d’administration peut déléguer certains des pouvoirs des administrateurs à un administrateur délégué, choisi parmi eux, ou à un comité du conseil d’administration, à l’exception des pouvoirs ne pouvant être délégués précisés dans la Loi;

b) sous réserve des restrictions rattachées à la délégation de pouvoirs et imposées par la Loi, le conseil d’administration peut mettre sur pied tout comité qu’il juge nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités; le conseil d’administration établit la composition et le mandat de ce comité; il peut dissoudre tout comité à tout moment par voie de résolution.

2.05   Rémunération des administrateurs

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération à ce titre ni ne tirent directement ou indirectement profit des fonctions qu’ils occupent, sous réserve de ce qui suit :

a) les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions d’administrateur peuvent être remboursées aux administrateurs;

b) les administrateurs peuvent recevoir une rémunération et une indemnité pour les dépenses engagées relativement à des services offerts à l’organisation autrement qu’en leur qualité d’administrateur, pourvu que le montant de cette rémunération ou de ce remboursement soit :

i. jugé raisonnable par le conseil d’administration;

ii. approuvé par le conseil d’administration par voie de résolution avant le versement du paiement;

iii. conforme aux dispositions de Loi régissant les conflits d’intérêts;

iv. nonobstant ce qui précède, les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération pour les services rendus à titre d’administrateur ou à tout autre titre si l’organisation est une organisation caritative, à moins que les dispositions de Loi et de la loi applicable aux organisations caritatives soient respectées y compris le Règlement de l’Ontario 4/01 pris en application de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance.

 3.  RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

3.01   Convocation de réunions

Les réunions des administrateurs peuvent être convoquées par le président du conseil, par le président de l’organisation ou par deux administrateurs à n’importe quel moment par le dépôt d’un avis. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l’organisation peut être convoquée par tout fondateur ou administrateur en avisant chaque administrateur, au moins cinq jours à l’avance, de la date et de l’heure de cette réunion.

3.02   Réunions ordinaires

Le conseil d’administration peut fixer la date et l’heure des réunions ordinaires du conseil d’administration et envoyer à chaque administrateur une copie de la résolution à cet égard. Aucun autre avis n’est nécessaire pour une réunion ordinaire.

3.03   Lieu des réunions

Les réunions des administrateurs auront lieu au siège social de l’ACCFRD.

3.04   Avis

Un avis faisant état de la date, de l’heure et du lieu d’une réunion du conseil d’administration est envoyé en suivant la procédure énoncée à la section 10 du présent règlement administratif à chaque administrateur de l’organisation au moins sept jours avant la réunion. Cet avis n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion, ou si les administrateurs absents ont renoncé à l’avis ou ont autrement approuvé la tenue de la réunion en question. Il suffit que le quorum soit atteint pour que le conseil d’administration nouvellement élu ou nommé puisse, sans avis, tenir sa première réunion immédiatement après l’assemblée annuelle de l’organisation durant laquelle il aura été élu.

3.05   Président du conseil

Le président du conseil préside les réunions du conseil d’administration. S’il est absent, les administrateurs présents choisissent un autre administrateur parmi eux pour agir à titre de président.

3.06   Vote

Chaque administrateur a une voix. Les questions traitées pendant les réunions du conseil d’administration sont décidées par la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, le président du conseil n’a pas une voix prépondérante.

3.07   Participation par voie téléphonique ou électronique

Avec le consentement de tous les administrateurs de la société, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d’un comité d’administration par voie téléphonique ou électronique permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de la réunion. Un administrateur participant par de tels moyens est réputé être présent à cette réunion.

 4.  FINANCES

4.01   Opérations bancaires

Le conseil d’administration désignera par voie de résolution, s’il y a lieu, la banque dans laquelle les fonds, les obligations ou les autres titres de l’organisation seront placés.

4.02   Exercice financier

L’exercice financier de l’organisation prend fin le 31 mars de chaque année ou à une autre date fixée par le conseil d’administration, le cas échéant.

4.03   Procédure financière

Tout chèque doit contenir 2 signatures autorisées incluant celle du trésorier parmi les 4 signataires autorisés. Toute dépense de 5000 $ ou plus doit obtenir l'approbation du conseil d'administration en forme de motion.

4.04   Procédure d’investissement

Le comité de finance doit toujours investir sans risque un maximum d’un million de dollars (1,000,000 $). Pour tout montant excédant un million de dollars, le comité de finance pourra à sa discrétion recommander aux membres du conseil un investissement à risque ou sans risque.

5.01   Dirigeants

Le conseil d’administration se compose des personnes suivantes : le président, le président sortant, le viceprésident, le secrétaire, le trésorier et trois (3) dirigeants élus lors de l’assemblée annuelle. Le conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, nommer d’autres dirigeants et agents qui auront les pouvoirs attribués à ces fonctions et assument les devoirs que le conseil leur assigne, le cas échéant.

5.02   Fonction exercée à la discrétion du conseil d’administration

Tout dirigeant cesse d’assumer ses fonctions par voie de résolution du conseil d’administration. À moins d’être révoqué, un dirigeant occupera ses fonctions jusqu’à la première éventualité parmi les suivantes :

a) nomination du successeur du dirigeant

b) démission du dirigeant; ou

c) décès du dirigeant

5.03   Devoirs

Les dirigeants sont responsables des devoirs qui leur sont confiés, et ils peuvent déléguer à d’autres l’exécution de la totalité ou d’une partie de ces devoirs. 

5.04   Devoirs du président du conseil

Le président du conseil assume les devoirs visés aux articles 3.04 et 9.05 et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

5.05   Devoirs du président de l’organisation

Le président de l’organisation assume les devoirs visés à l’annexe A et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

5.06   Devoirs du trésorier

Le trésorier assume les devoirs visés à l’annexe B et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

5.07   Devoirs du secrétaire

Le secrétaire assume les devoirs visés à l’annexe C et tout autre devoir exigé par la loi ou imposé par le conseil d’administration, le cas échéant.

6.01   Protection des administrateurs et des dirigeants

Aucun administrateur, dirigeant ni membre de comité de l’organisation ne pourra être tenu responsable d’actes, de négligence ou de manquement de quelque autre administrateur, dirigeant, membre de comité ou employé de l’organisation, ni d’avoir été associé à quelque encaissement ou à quelques perte, dommage ou dépense subie ou engagée par l’organisation à cause d’une insuffisance ou lacune dans les titres de quelque propriété acquise par voie de résolution du conseil pour l’organisation ou en son nom, ni de l’insuffisance ou des lacunes de quelque titre dans lequel auront été placés ou investis des fonds ou des biens de l’organisation, ni de quelque perte ou dommage subi par suite de la faillite, de l’insolvabilité ou d’un acte délictuel d’une personne, d’un cabinet ou d’une société à qui aura été confié ou chez qui aura été déposé quelque fonds, titre ou bien, ni de quelque autre perte, dommage ou incident susceptible de survenir dans l’exercice de ses fonctions, pourvu qu’ils aient :

a) respecté la Loi ainsi que les statuts et les règlements administratifs de l’organisation;

b) exercé leurs pouvoirs et rempli leurs devoirs conformément à la Loi.